Şikâyet ve İtirazlar

Şikâyet ve İtiraz Politikası

The Journal of Artificial Intelligence and Human Sciences (YZIB); editöryal ve yayın süreçlerinde adalet, şeffaflık, tarafsızlık ve hesap verebilirliğin korunmasını amaçlamaktadır.

Yazarlar, hakemler, okuyucular, editörler ve diğer ilgili kişiler; editöryal kararlar, hakem değerlendirme süreci, yayın etiği, dergi politikaları veya yayın sürecinde görev alan kişilerin davranışları hakkında şikâyet veya itirazda bulunabilir.

Tüm şikâyet ve itirazlar ciddi, gizli, ayrımcılıktan uzak ve misillemeye izin vermeyen bir yaklaşımla ele alınır.

1. Kapsam

Şikâyet ve itirazlar bunlarla sınırlı olmamak üzere aşağıdaki konularla ilgili olabilir:

  • editöryal kararlar;

  • hakem değerlendirme süreci;

  • gecikmeler veya süreçle ilgili düzensizlikler;

  • editörlerin davranışları;

  • hakemlerin davranışları;

  • çıkar çatışmaları;

  • yazarlık veya katkı sorunları;

  • yayın etiği endişeleri;

  • intihal, veri manipülasyonu veya araştırma etiği ihlalleri;

  • düzeltme, geri çekme veya yayın sonrası işlemler;

  • dergi politikaları ve bunların uygulanması ve

  • yayın sürecinin adil veya güvenilir şekilde yürütülmesine ilişkin diğer konular.

2. Şikâyetler

Şikâyet, derginin süreçleri, hizmetleri, politikaları, uygulamaları veya bir konuyu ele alış biçimine ilişkin memnuniyetsizliği ifade eder.

Şikâyetler editörlüğe yazılı olarak iletilmeli ve konunun anlaşılması ve değerlendirilebilmesi için yeterli bilgi içermelidir.

Uygun olduğu durumlarda şikâyet aşağıdaki bilgileri içermelidir:

  • şikâyet sahibinin adı ve iletişim bilgileri;

  • varsa makalenin başlığı ve numarası;

  • sorunun açık açıklaması;

  • ilgili tarih veya yazışmalar;

  • destekleyici belge veya kanıtlar ve

  • talep edilen çözüm veya sonuç.

Belirli, güvenilir ve doğrulanabilir bilgi içeren anonim şikâyetler de değerlendirilebilir.

3. Editöryal Kararlara İtiraz

Yazarlar aşağıdaki durumlardan birinin bulunduğunu düşünmeleri hâlinde editöryal karara itiraz edebilir:

  • önemli bir olgusal veya yöntemsel konunun yanlış anlaşılmış olması;

  • kararın açık bir hataya dayanması;

  • ilgili bilgilerin gözden kaçırılmış olması;

  • hakemlik sürecinde önemli bir süreç hatası bulunması;

  • çıkar çatışmasının kararı etkilemiş olması veya

  • dergi politikalarının yanlış uygulanmış olması.

Yalnızca hakem görüşlerine katılmamak veya ret kararından memnun olmamak, tek başına itiraz için yeterli gerekçe değildir.

4. İtirazın Sunulması

İtirazlar normal koşullarda sorumlu yazar tarafından yapılmalıdır.

İtiraz yazısı:

  • ilgili makaleyi tanımlamalı;

  • itiraz edilen kararı belirtmeli;

  • yeniden değerlendirme gerekçelerini açık biçimde açıklamalı;

  • editör veya hakemlerin ilgili değerlendirmelerine yanıt vermeli;

  • uygun olduğunda destekleyici kanıt sağlamalı ve

  • profesyonel ve saygılı bir dille yazılmalıdır.

Yeni kanıt sunulmaksızın aynı gerekçelerin tekrarlandığı itirazların yeniden değerlendirilmesi zorunlu değildir.

5. İtirazların Değerlendirilmesi

İtirazlar normal koşullarda Baş Editör veya özgün kararı doğrudan vermemiş olan başka bir yetkin editör tarafından değerlendirilir.

Gerekli durumlarda dergi:

  • başka bir editörden görüş alabilir;

  • ek bağımsız hakem değerlendirmesi isteyebilir;

  • editör kurulu üyelerine danışabilir;

  • yazar veya hakemlerden açıklama talep edebilir veya

  • bağımsız bir uzman ya da ilgili kuruluştan görüş alabilir.

İtiraz sürecinin amacı, özgün kararın dergi politikaları ve bilimsel standartlar doğrultusunda adil biçimde verilip verilmediğini değerlendirmektir.

İtirazın değerlendirmeye alınması, özgün kararın mutlaka değiştirileceği anlamına gelmez.

6. Nihai Editöryal Karar

İtiraz değerlendirmesi sonucunda dergi:

  • özgün kararı sürdürebilir;

  • makaleyi yeniden değerlendirmeye alabilir;

  • ek hakem değerlendirmesi isteyebilir;

  • editöryal kararı değiştirebilir veya

  • uygun başka bir editöryal işlem gerçekleştirebilir.

Resmî itiraz süreci sonunda verilen karar normal koşullarda nihai kabul edilir.

7. Editörler Hakkındaki Şikâyetler

Şikâyetin bir editörle ilgili olması durumunda konu çıkar çatışması bulunmayan başka bir editör tarafından ele alınır.

Şikâyetin Baş Editör hakkında olması durumunda, değerlendirme tarafsızlığı sağlayacak bağımsız ve uygun bir editör kurulu üyesine veya başka bir yetkili kişiye devredilmelidir.

Hakkında şikâyette bulunulan editör, şikâyetin nihai sonucunu belirleyemez.

8. Hakemler Hakkındaki Şikâyetler

Hakem davranışına ilişkin şikâyetler aşağıdaki durumları içerebilir:

  • uygunsuz veya profesyonel olmayan dil;

  • gizlilik ihlali;

  • açıklanmamış çıkar çatışması;

  • gizli bilgilerin uygunsuz kullanımı;

  • ayrımcı veya kişisel nitelikte yorumlar;

  • önemli ve gerekçesiz gecikmeler;

  • hakemlik sürecinin manipüle edildiğine ilişkin şüpheler veya

  • sorumlu hakemlik ilkeleriyle bağdaşmayan diğer davranışlar.

YZIB bu tür bildirimleri inceleyebilir ve gerekli görüldüğünde hakemin mevcut değerlendirmedeki görevine son verebilir, gelecekteki hakemlik davetlerinden çıkarabilir veya başka uygun işlemler uygulayabilir.

9. Yayın Etiğine İlişkin Şikâyetler

Aşağıdaki konularla ilgili şikâyetler derginin ilgili yayın etiği politikaları çerçevesinde değerlendirilir:

  • intihal;

  • veri uydurma veya tahrifat;

  • mükerrer yayın;

  • yazarlık manipülasyonu;

  • beyan edilmemiş çıkar çatışmaları;

  • etik dışı araştırmalar;

  • hakemlik manipülasyonu;

  • uygunsuz yapay zekâ kullanımı;

  • atıf manipülasyonu veya

  • diğer araştırma bütünlüğü sorunları.

YZIB konunun değerlendirilebilmesi için belge, araştırma verisi, etik kurul onayı, yazışma veya diğer destekleyici bilgileri talep edebilir.

Uygun durumlarda yazarların kurumları, etik kurullar, fon sağlayıcı kuruluşlar veya diğer ilgili kurumlarla iletişime geçilebilir.

10. Gizlilik

Şikâyet ve itirazlar makul ölçüde gizli olarak ele alınır.

Bilgi yalnızca konunun değerlendirilmesi veya çözülmesi için sürece dâhil olması gereken kişilerle paylaşılır.

Hukuki zorunluluk, kurumsal soruşturma, araştırma bütünlüğü süreci veya diğer geçerli yükümlülükler bulunması hâlinde gizliliğin kapsamı sınırlanabilir.

11. Adalet ve Misilleme Yasağı

İyi niyetle şikâyet veya itirazda bulunan bir kişi yalnızca bu nedenle olumsuz bir işleme tabi tutulamaz.

Şikâyet ve itirazlar; başvuruyu yapan kişinin akademik unvanı, kurumu, uyruğu veya diğer özelliklerinden bağımsız olarak içeriği ve sunulan kanıtlar temelinde değerlendirilir.

Bilerek yanlış, kötü niyetli, taciz edici veya kişileri hedef alan şikâyetler uygun olmayan davranış olarak değerlendirilebilir.

12. Yanıt ve Çözüm Süreci

YZIB, şikâyet ve itirazların alındığını makul bir süre içerisinde teyit etmeyi ve konunun niteliğine göre mümkün olan en kısa sürede sonuçlandırmayı amaçlar.

Kurumsal soruşturma, hukuki süreç, dış değerlendirme veya kapsamlı kanıt incelemesi gerektiren vakaların sonuçlandırılması daha uzun sürebilir.

Uygun olduğu durumlarda şikâyet veya itiraz sahibine sonuç hakkında bilgi verilir.

13. Yayın Sonrası Şikâyetler

Yayımlanmış makalelerle ilgili şikâyetler derginin Düzeltme ve Geri Çekme Politikası, Yayın Etiği Politikası ve ilgili diğer prosedürleri doğrultusunda değerlendirilir.

Duruma göre dergi:

  • herhangi bir işlem yapmayabilir;

  • açıklama talep edebilir;

  • düzeltme yayımlayabilir;

  • Endişe Bildirimi yayımlayabilir;

  • makaleyi geri çekebilir veya

  • uygun başka bir editöryal işlem uygulayabilir.

14. Dış Değerlendirme

Bir şikâyetin dergi içerisinde çözülememesi veya bağımsız değerlendirme gerektirmesi hâlinde YZIB aşağıdaki kurumlardan görüş talep edebilir:

  • ilgili akademik kurumlar;

  • araştırma bütünlüğü birimleri;

  • etik kurullar;

  • meslek kuruluşları veya

  • diğer uygun bağımsız kuruluşlar.

15. Şikâyet ve İtiraz Sürecinin Kötüye Kullanılması

Şikâyet ve itiraz süreci:

  • editörleri, hakemleri veya yazarları baskı altına almak;

  • somut gerekçe olmaksızın kararları sürekli sorgulamak;

  • kişisel anlaşmazlıkları sürdürmek;

  • kişileri taciz etmek;

  • editöryal bağımsızlığa uygunsuz biçimde müdahale etmek veya

  • yayın kararlarını manipüle etmek

amacıyla kullanılamaz.

Bir konu yeterli biçimde değerlendirilmiş ve yeni bir kanıt sunulmamışsa YZIB tekrarlanan yazışmaları sınırlandırma hakkını saklı tutar.

16. Politikanın Güncellenmesi

YZIB, yayın etiği, editöryal uygulamalar, araştırma bütünlüğü ve akademik yayıncılık standartlarındaki gelişmelere göre bu politikayı gerektiğinde gözden geçirme ve güncelleme hakkını saklı tutar.